Vodič za kvalifikovani elektronski potpis u Srbiji

POJAM, UPOTREBA I NAČIN PRIBAVLJANJA

1. Šta predstavlja kvalifikovani elektronski potpis: 

Kvalifikovan elektronski potpis u Republici Srbiji uređen je i definisan Zakonom o elektronskom potpisu. On čini skup podataka u elektronskom obliku, koji su pridruženi i logički povezani sa drugim digitalnim podacima sa ciljem da: potvrde pravi identitet i autentičnost osobe koja potpisuje dokumente, utvrde valjanost potpisanih podataka i obezbede njihovu zaštitu prilikom prenosa, utvrde tačnost elektronskih dokumenata, i onemoguće poricanje odgovornosti na već potpisana dokumenta.

Jednostavno rečeno, kvalifikovani elektronski potpis je digitalna zamena za svojeručni potpis. Ovim potpisom moguće je potpisati dokument online ili direktno na računaru, gde je u izvornoj verziji i nastao. Tako potpisan dokument je validan i ima isto pravno dejstvo kao da je potpisan i pečatiran ručno na papiru.

E-potpis nije skenirani ručni potpis, niti digitalna slika ručnog potpisa. 

Kvalifikovan elektronski potpis je isključivo elektronski potpis koji je kreiran kvalifikovanim elektronskim sertifikatom. Elektronski sertifikat je dokument kojim se potvrđuje veza između podataka koji proveravaju elektronski potpis i identiteta lica koje je potpisnik, a karakteristiku „kvalifikovanog“ dobija zbog toga što je izdat od strane sertifikacionog tela ovlašćenog za izdavanje ovih sertifikata. 

Postoji razlika između kvalifikovanog elektronskog potpisa i elektronskog potpisa koji nije kvalifikovan:

1. „Običnim“ elektronski potpisom se potvrđuje identitet potpisnika elektronskog dokumenta; Elektronski potpis može imati pravno dejstvo i može se koristiti kao dokazno sredstvo u zakonom uređenom postupku, osim u slučaju kada je zakonom predviđeno da samo svojeručni potpis ima pravno dejstvo i dokaznu snagu (poput ugovora koji se odnose na nepokretnosti).
2. Kvalifikovanim elektronskim potpisom garantuje se identitet potpisnika i integritet (samostalnost) e-dokumenata, i onemogućava se menjanje sadržaja tog i drugih dokumenata. Kvalifikovani elektronski potpis ima isto pravno dejstvo i dokaznu snagu u odnosu na podatke u elektronskom obliku, kao što svojeručni potpis i pečat imaju u odnosu na podatke u papirnom obliku.

S obzirom na temu ovog pravnog mišljenja i potrebe klijenta, nastavak teksta odnosiće se na kvalifikovani elektronski potpis. 

 2. Ko može koristiti kvalifikovani elektronski sertifikat i kvalifikovani e-potpis:

1. a) za pravna lica – fizička lica koja je pravno lice ovlastilo na zastupanje (direktor(i) kao zakonski (statutarni) zastupnici, ostali zastupnici, prokuristi, punomoćnici po zaposlenju – ako ih pravno lice ima i ako im je obezbedilo kvalifikovani elektronski potpis),
2. b) fizička lica.

3. Upotreba kvalifikovanog e – potpisa: 

Kvalifikovan elektronski potpis je punovažan i primenljiv u pravnim, upravnim, sudskim i drugim poslovima i postupcima. U potpunosti može da zameni ručno potpisan i pečatiran dokument u elektronskoj komunikaciji. 

Isti se najčešće primenjuje u sledećim oblastima: elektronsko poslovanje, potpisivanje finansijskih izveštaja, postupak pred Agencijom za privredne registre RS, elektronska trgovina, elektronsko bankarstvo (E-fakture), elektronska uprava (E-uprava Republike Srbije – za korišćenje usluga državne uprave),  u korespodenciji / postupku pravnog lica sa: Poreskom upravom ((E-porezi) – za podnošenje poreskih prijava, godišnjih i periodičnih izveštaja, za izvlačenje poreskih kartica, itd.) , Upravom carina, Centralnim registrom obaveznog socijalnog osiguranja (sa PIO fondom, elektronska predaja M-4 obrazaca,  elektronsko zdravstvo), Zavodom za intelektualnu svojinu, Narodnom bankom Srbije i drugim bankama u RS, kao i u drugim elektronskim servisima državnih organa, za kriptovanje (šifriranje) dokumenata (MS Office, PDF, Outlook…), u oblasti platnih sistema, u postupku za dobijanje građevinske dozvole – podnošenje zahteva u postupku objedinjene procedure, SAOP, miniMAX & iCenter – internet knjigovodstvo, RATEL, internet šalter, itd. 

Ukoliko je u sertifikat za kvalifikovani elektronski potpis SA JMBG-OM, u tom slučaju je upotreba ovog potpisa poprilično neograničena. Međutim, ukoliko je isti bez JMBG-a, član 11. Pravilnika o tehničko – tehnološkim postupcima za formiranje elektronskog potpisa propisuje da sertifikati koji se koriste u opštenju organa, opštenju organa i stranaka, dostavljanju i izradi odluke organa u elektronskom obliku u upravnom, sudskom i drugom postupku pred državnim organom, treba da sadrže JMBG. Izuzetno, ukoliko je potpisnik stranac, sertifikati koji ne sadrže JMBG mogu se koristiti za potpisivanje finansijskih izveštaja i prateće dokumentacije, kao i izveštaja za statističke i druge potrebe, u skladu sa članovima 33, 34. i 35. Zakona o računovodstvu.

Iz praktičnih razloga, pravna lica često ovlašćuju svog knjigovođu da u njihovo ime i za njihov račun potpisuje i podnosi izveštaje ili poreske prijave. Završni račun obavezno mora biti potpisan kvalifikovanim elektronskim potpisom.

I pored gore navedenog, kvalifikovani elektronski potpis ne može se sasvim poistovetiti sa svojeručnim potpisom: 

Zakon o elektronskom potpisu propisuje da se elektronskom dokumentu ne može osporiti punovažnost ili dokazna snaga samo zbog toga što je u elektronskom obliku. 

Ipak, ovo pravilo ne važi za: Pravne poslove kojima se vrši prenos prava svojine na nepokretnosti ili kojima se ustanovljavaju druga stvarna prava na nepokretnostima; (ostali slučajevi koje Zakon predviđa odnose se na fizička lica – Izjave stranaka i drugih učesnika u postupku za raspravljanje zaostavštine, formu zaveštanja, ugovore o ustupanju i raspodeli imovine za života, ugovore o doživotnom izdržavanju i sporazume u vezi sa nasleđivanjem, kao i druge ugovore iz oblasti naslednog prava; Ugovore o utvrđivanju imovinskih odnosa između bračnih drugova; Ugovore o raspolaganju imovinom lica kojima je oduzeta poslovna sposobnost; Ugovore o poklonu;) i druge pravne poslove ili radnje, za koje je posebnim zakonom ili na osnovu zakona donetih propisa, izričito određena upotreba svojeručnog potpisa u dokumentima na papiru ili overa svojeručnog potpisa. Stoga je u gore pobrojanim slučajevima neophodan svojeručni potpis i overa istog kod notara, što je izuzetak od punovažnosti elektronskog dokumenta potpisanog kvalifikovanim elektronskim potpisom. 

4. Način dobijanja kvalifikovanog elektronskog potpisa: 

Kvalifikovan elektronski potpis se može nabaviti isključivo kod jednog od zvaničnih sertifikacionih tela. To je pravno lice koje svim ovlašćenim ili fizičkim licima izdaje elektronski potpis, u skladu sa zakonom. U Srbiji postoji pet registrovanih sertifikacionih tela za izdavanje kvalifikovanih e-potpisa: Ministarstvo unutrašnjih poslova RS, Pošta RS, Privredna komora RS, Halcom i E-Smart Systems. Svako od ovih sertifikacionih tela ima svoju proceduru za dobijanje sertifikata, (premda su ove procedure kod svih sertifikacionih tela slične, ali, ipak, nisu identične) i svako telo propisuje sopstvenu naknadu za pružene usluge (dok je dobijanje sertifikata pred MUP RS besplatno). 

Procedure za dobijanje kvalifikovanog elektronskog sertifikata i potpisa pred svakim od sertifikacionih tela pojedinačno: 

1. I) Ministarstvo unutrašnjih poslova Republike Srbije: 

Za izdavanje kvalifikovanog elektronskog sertifikata pred MUP RS, korisnik je dužan da:

1. podnese Zahtev za izdavanje kvalifikovanog elektronskog sertifikata. Zahtev se podnosi u nadležnoj policijskoj stanici, prema prebivalištu odnosno boravištu korisnika. U slučaju gubitka lozinke/PIN-a za ličnu kartu, potrebno je da se prilikom podnošenja Zahteva za izdavanje sertifikata zatraži i deblokada lične karte. Uz Zahtev se štampa i Obaveštenje o uslovima izdavanja i korišćenja kvalifikovanog sertifikata za elektronski potpis i Ugovor o izdavanju kvalifikovanog elektronskog sertifikata na ličnoj karti (s tim što se Ugovor, isto kao i obrazac Zahteva, mogu dobiti i od policijskog službenika prilikom odlaska u policijsku stanicu povodom potpisivanja Zahteva.
2. poseduje elektronski identifikacioni dokument (elektronsku ličnu kartu) sa čipom – 

    Uvidom u sajt MUP RS („Sertifikaciono telo MUP-a RS“), dolazi se do zaključka da MUP RS izdaje kvalifikovane sertifikate samo na ličnim kartama sa čipom. Za izdavanje sertifikata neophodna je lozinka/PIN za ličnu kartu, koja se dobija u koverti prilikom preuzimanja lične karte. S obzirom na ovaj uslov, strani državljani koji nemaju stalni boravak u RS (pa samim tim ni srpsku ličnu kartu) neće biti u mogućnosti da dobiju sertifikat za potpis u proceduri pred MUP-om. 

3. u prisustvu službenika potpiše Zahtev i Ugovor o izdavanju i korišćenju kvalifikovanih elektronskih sertifikata na elektronskoj ličnoj karti, 
4. Korisniku se sertifikat uručuje lično, pri čemu je u postupku generisanja kvalifikovanog elektronskog sertifikata za elektronsko potpisivanje neophodno omogućiti korisniku da sam ukuca svoju lozinku za pristup identifikacionom dokumentu. Rok važenja sertifikata iznosi 5 godina.

Iz navedenog proizilazi da je procedura za dobijanje sertifikata najjednostavnija pred MUP RS – prvo, zato što je procedura ista, bilo da je reč o sertifikatu za pravna, bilo za fizička lica (tj, bilo da fizička lica pribavljaju sertifikat na privatnoj osnovi ili kao zastupnici u pravnom licu), drugo, zato što procedura pred MUP RS iziskuje najmanje dokumentacije, i treće, zato što je ista u ovom slučaju besplatna. Krucijalni nedostatak ove procedure je što se, čitajući postupak izdavanja sertifikata MUP-a, stiče utisak da ovo sertifikaciono telo izdaje sertifikat isključivo na ličnoj karti sa čipom, što nije moguće u slučaju stranaca koji nemaju stalno boravište, pa samim tim ni ličnu kartu izdatu u RS. Radi provere ovog zaključka, obratili smo se ovom sertifikacionom telu, te ćemo Vas obavestiti čim dobijemo odgovor od istog.  

Korisnik je u obavezi da poseduje važeći elektronski identifikacioni dokument. JMBG je sastavni deo imena korisnika sertifikata i može biti vidljiv za primaoca potpisanog dokumenta. Samo sertifikat u koji je upisan JMBG može da se koristi u elektronskim servisima državnih organa. 

1. II) JP Pošta RS: 

Sertifikat i potpis se mogu dobiti i za pravno lice (tj. fizičko lice ovlašćeno za zastupanje pravnog lica, kako je gore objašnjeno) i za fizičko lice, s tim što na internet sajtu JP Pošta RS stoji napomena sledeće sadržine:  „Ako korisnik ima mogućnost da plati sertifikat gotovinom u pošti ili banci, bez obzira na to da li će sertifikat koristiti za lične potrebe ili za rad u okviru pravnog lica, jednostavnije i brže je da kupi sertifikat kao fizičko lice, a ne kao pripadnik pravnog lica.“ S obzirom na proceduru za dobijanje sertifikata i potpisa u oba slučaja, jasno je da je ova preporuka data zbog količine dokumentacije koja se mora pribaviti u slučaju da se sertifikat i potpis izdaju pripadnicima pravnog lica i činjenice da se u prvom slučaju potpisuje više ugovora. Objašnjenje obe procedure sledi u nastavku teksta: 

1. 
   A) Postupak izdavanja kvalifikovanih sertifikata za elektronski potpis korisnicima koji se identifikuju kao pripadnici pravnog lica: 

1. Pravno lice elektronski popunjava Zahtev, preuzima i štampa Ugovor (sa poštom, koji se odnosi na ovo pitanje) i Prilog Ugovora i potpisuje ga. 

Popunjava se samo jedan od dva Zahteva:

1. • Zahtev za izdavanje kvalifikovanog elektronskog sertifikata za pravno lice ili
   • Zahtev za izdavanje kvalifikovanog elektronskog sertifikata bez JMBG za stranca kao pripadnika pravnog lica 

Napomena za strance kojima se izdaje kvalifikovani elektronski sertifikat i potpis: 

• stranac može da koristi sertifikat bez JMBG samo za APR servise (pred Agencijom za privredne registre RS, za podnošenje finansijskih i statističkih izveštaja), 
• stranac mora lično da preuzme sertifikat tj. ne može da ovlasti drugo lice da preuzme sertifikat umesto njega,
• uručenje sertifikata strancu je samo na teritoriji Republike Srbije, 
• rok važnosti sertifikata ističe sa istekom roka važnosti pasoša koji je priložen kao identifikacioni dokument. 

1. Pravno lice dostavlja Sertifikacionom telu Pošte u papirnoj formi na adresu: Sertifikaciono telo Pošte, ul. Katićeva 14-18, 11000 Beograd, sledeća dokumenta:
   • 3 popunjena i svojeručno potpisana primerka Ugovora o pružanju usluga Sertifikacionog tela Pošte za kvalifikovane elektronske sertifikate za pravno lice, 
   • 3 popunjena i svojeručno potpisana primerka Priloga Ugovora o pružanju usluga Sertifikacionog tela Pošte za kvalifikovane elektronske sertifikate. Prilog Ugovora je spisak korisnika – fizičkih lica koji su pripadnici pravnog lica i koji su ovlašćeni za dobijanje kvalifikovanih elektronskih sertifikata,
   • Rešenje o registraciji pravnog lica u APR-u,
   • Kopiju OP obrasca.
   • Kvalitetnu fotokopiju identifikacionog dokumenta (očitani podaci iz lične karte sa čipom, ili obe strane lične karte ako je bez čipa, ili treće strane pasoša) za sva fizička lica koja su navedena u Prilogu Ugovora.

DOSTAVA DOKUMENTACIJE U PAPIRNOJ FORMI NA ADRESU SERTIFIKACIONOG TELA POŠTE JE OBAVEZNA I PREDSTAVLJA USLOV ZA EVIDENTIRANJE U BAZU POSLOVNIH PARTNERA I IZDAVANJE PREDRAČUNA.

1. Sertifikaciono telo Pošte posle prijema navedenih dokumenata kreira Predračun, koji se pravnom licu dostavlja elektronskom poštom.
2. Pravno lice, posle prijema Predračuna, treba da izvrši uplatu.
3. Kada uplata bude evidentirana u Izveštaju o prometu i stanju sredstava na računu Sertifikacionog tela Pošte, pristupa se izradi kvalifikovanih sertifikata za elektronski potpis i pojedinačnih Ugovora o izdavanju i korišćenju kvalifikovanih elektronskih sertifikata za sva fizička lica koja su navedena u Prilogu Ugovora.
4. Uručenje kvalifikovanih sertifikata za elektronski potpis fizičkim licima pripadnicima pravnog lica vrši Post Express kurirska služba Pošte Srbije. Ovlašćeno lice Sertifikacionog tela Pošte (kurir Post Express-a) utvrđuje pojedinačno identitet svakog fizičkog lica i predaje svakom fizičkom licu da svojeručno potpiše dva primerka Ugovora o izdavanju i korišćenju kvalifikovanog elektronskog sertifikata. Jedan primerak potpisanog Ugovora zadržava ovlašćeno lice Sertifikacionog tela Pošte, a fizičkom licu predaje drugi primerak potpisanog Ugovora i kvalifikovani elektronski sertifikat na zahtevanom mediju (USB token, smart kartica ili smart kartica i čitač). Fizičko lice potpisivanjem Ugovora potvrđuje da je lično preuzelo kvalifikovani elektronski sertifikat na zahtevanom mediju.
5. Fizičkom licu se lozinka smart kartice/USB tokena dostavlja posebnom pošiljkom.
6. Primerak Ugovora i Priloga Ugovora se pravnom licu dostavljaju poštom zajedno sa Računom, posle izvršene usluge izdavanja sertifikata.

1. B) Postupak izdavanja kvalifikovanog sertifikata za elektronski potpis korisniku koji se identifikuje kao fizičko lice: 

Ako se korisnik identifikuje kao fizičko lice, postupak izdavanja kvalifikovanog sertifikata za elektronski potpis se sastoji od sledećih koraka:

1. Korisnik elektronski popunjava, preuzima i štampa Zahtev i plaća uslugu izdavanja kvalifikovanog sertifikata za elektronski potpis. Popunjava se samo jedan od dva Zahteva:
   • Zahtev za izdavanje kvalifikovanog elektronskog sertifikata za fizičko lice ili
   • Zahtev za izdavanje kvalifikovanog elektronskog sertifikata bez JMBG za stranca kao fizičkog lica

Napomene koje se odnose na strance kojima se izdaje kvalifikovani elektronski sertifikat i potpis istaknute u prethodnom delu teksta važe i u ovom slučaju. 

1. Korisnik dostavlja Sertifikacionom telu Pošte u papirnoj formi na adresu: Sertifikaciono telo Pošte, ul. Katićeva 14-18, 11000 Beograd, sledeća dokumenta:
   • Popunjen i svojeručno potpisan Zahtev za izdavanje kvalifikovanog elektronskog sertifikata.
   • Kvalitetnu fotokopiju identifikacionog dokumenta (očitani podaci iz lične karte sa čipom, ili obe strane lične karte ako je ista bez čipa, ili treće strane pasoša).
   • Kopiju Naloga za uplatu kao potvrdu o izvršenom plaćanju.

Naknade za kvalifikovani elektronski sertifikat pred Poštom RS (sa PDV-om): 

Uvidom u tabelu može se zaključiti da sertifikat Pošte RS može trajati 3 godine ili 5 godina. 

1. Sertifikaciono telo Pošte, posle prijema navedenih dokumenata, priprema za korisnika: kvalifikovani elektronski sertifikat na zahtevanom mediju (USB token, smart kartica ili smart kartica i čitač), pripadajuću lozinku i Ugovor o izdavanju i korišćenju kvalifikovanog elektronskog sertifikata.
2. Uručenje kvalifikovanog sertifikata za elektronski potpis korisniku vrši Post Express kurirska služba Pošte Srbije. Ovlašćeno lice Sertifikacionog tela Pošte (kurir Post Express-a) utvrđuje identitet korisnika i predaje korisniku da svojeručno potpiše dva primerka Ugovora o izdavanju i korišćenju kvalifikovanog elektronskog sertifikata. Jedan primerak potpisanog Ugovora zadržava ovlašćeno lice Sertifikacionog tela Pošte, a korisniku predaje drugi primerak potpisanog Ugovora i kvalifikovani elektronski sertifikat na zahtevanom mediju. Korisnik potpisivanjem Ugovora potvrđuje da je lično preuzeo kvalifikovani elektronski sertifikat na zahtevanom mediju.
3. Korisniku se lozinka smart kartice/USB tokena dostavlja posebnom pošiljkom.

1. C) Postupak izdavanja kvalifikovanog sertifikata za elektronski pečat (u slučaju da se kompanija opredeli i za korišćenje elektronskog pečata): 

Pravnim licima se izdaje kvalifikovani sertifikat za elektronski pečat na osnovu ugovora koji sklope sa Sertifikacionim telom Pošte.

1. Pravno lice u elektronskoj formi na adresu: [email protected] dostavlja popunjen obrazac Zahteva za izdavanje kvalifikovanog sertifikata za elektronski pečat.
2. Sertifikaciono telo Pošte na osnovu primljenog Zahteva priprema Ugovor i dostavlja ga pravnom licu elektronskom poštom.
3. Pravno lice dostavlja Sertifikacionom telu Pošte u papirnoj formi na adresu: Sertifikaciono telo Pošte, ul. Katićeva 14-18, 11000 Beograd, sledeća dokumenta:
   • Tri popunjena, odštampana i potpisana Ugovora o pružanju usluga Sertifikacionog tela Pošte za izdavanje kvalifikovanog sertifikata za elektronski pečat.
   • Tri popunjena, odštampana i potpisana Zahteva za izdavanje kvalifikovanog sertifikata za elektronski pečat.
   • Original, ili kopiju rešenja, ili izvoda iz registra APR-a ili kopiju dokumenta drugog nadležnog organa iz koga se vide podaci o zakonskom zastupniku.
   • Ovlašćenje za podnošenje zahteva potpisano od strane zakonskog zastupnika na memorandumu pravnog lica.
   • Kopiju OP obrasca.
4. Sertifikaciono telo Pošte posle prijema navedenih dokumenata kreira Predračun, koji se pravnom licu dostavlja elektronskom poštom.
5. Posle izvršenog plaćanja od strane pravnog lica, Sertifikaciono telo Pošte izdaje sertifikat na zahtevanom mediju i obaveštava korisnika koji je ovlašćen za preuzimanje sertifikata. Korisnik koji je ovlašćen od strane pravnog lica prilikom preuzimanja potpisuje Potvrdu o preuzimanju kvalifikovanog sertifikata za elektronski pečat.
6. Primerak Ugovora i Priloga Ugovora se pravnom licu dostavljaju poštom zajedno sa Računom, posle izvršene usluge izdavanja sertifikata.

III) Privredna komora Srbije (PKS)

Procedura izdavanja kvalifikovanog elektronskog sertifikata PKS (u daljem tekstu: sertifikat) započinje popunjavanjem on-line obrasca Zahteva za izdavanje sertifikata. 

Nakon on-line podnošenja Zahteva, potrebno je da dostavite sledeća dokumenta (isto kao u slučaju procedure pred Poštom RS, s tim što se ovde dostavlja 2 primerka Ugovora, a u postupku pred Poštom 3):

• 
  za pravna lica:

• potpisan i pečatiran primerak popunjenog Zahteva (verzija za štampu se automatski generiše prilikom podnošenja on-line prijave)
• 2 potpisana i pečatirana primerka Ugovora o izdavanju i korišćenju kvalifikovanog elektronskog sertifikata (obrazac Ugovora sa podacima koje ste naveli u Zahtevu se automatski generiše prilikom podnošenja on-line prijave)
• fotokopiju overenih potpisa lica ovlašćenih za zastupanje pravnog lica (OP obrazac)
• fotokopije ličnih karata zakonskog zastupnika i svakog potpisnika na uvid
• izvod iz registra koji se vodi u APR-u (za privredne subjekte i udruženja) ili u Republičkom zavodu za statistiku, odnosno odgovarajuće rešenje o registraciji
• dokaz o uplati naknade za izdavanje sertifikata (predračun se automatski generiše prilikom podnošenja on-line prijave)

• za fizička lica:

• potpisan i pečatiran primerak popunjenog Zahteva (verzija za štampu se automatski generiše prilikom podnošenja on-line prijave)
• 2 potpisana i pečatirana primerka Ugovora o izdavanju i korišćenju kvalifikovanog elektronskog sertifikata (obrazac Ugovora sa podacima koje ste naveli u Zahtevu se automatski generiše prilikom podnošenja on-line prijave)
• fotokopiju lične karte na uvid
• dokaz o uplati naknade za izdavanje sertifikata (predračun se automatski generiše prilikom podnošenja on-line prijave)

Dokumenta možete predati ili dostaviti poštom Privrednoj komori Srbije ili nekom od registracionih tela Privredne komore Srbije koja će dokumentaciju proslediti u PKS. Naknada za izdavanje sertifikata iznosi 3.000,00 dinara + PDV. 

Postupak generisanja i uručenja sertifikata korisniku PKS CA će započeti nakon što kompletna dokumentacija bude primljena u PKS i nakon što uplata naknade za izdavanje sertifikata bude evidentirana na računu PKS. Sertifikat preuzima potpisnik (sertifikat za pravna lica), odnosno korisnik (sertifikat za fizička lica) lično. Obaveštenje o tome da je sertifikat izrađen i da može biti preuzet dostavlja se potpisniku, odnosno korisniku elektronskom poštom, na E-mail adresu koja je navedena u Zahtevu za izdavanje sertifikata. Rok važenja sertifikata je 3 godine od dana generisanja, što je najveći nedostatak ovih sertifikata, s obzirom da se pred drugim sertifikacionim telima mogu dobiti sertifikati sa važenjem kako 3, tako i 5 godina (u MUP RS, Pošti RS i u E-Smart Systems – makar je ova pojedinost navedena na njihovim sajtovima; Halcom-ov sertifikat takođe može važiti samo 3 godine).

Važna napomena: 

Kvalifikovani elektronski sertifikat PKS UVEK SADRŽI JMBG. PKS ne izdaje kvalifikovane elektronske sertifikate bez JMBG, osim u slučaju kada je u pitanju nerezident – u ovom slučaju generiše se kvalifikovani elektronski sertifikat koji se može koristiti isključivo za potpisivanje završnog računa i odgovarajućih finansijskih izveštaja, kroz sistem APR-а. 

1. IV) Halcom sertifikaciono telo

Ovo sertifikaciono telo izdaje sertifikate sa i bez JMBG broja u zavisnosti od odabira budućeg vlasnika, prilikom popunjavanja obrazaca. Sertifikati koji se izdaju bez JMBG sadrže broj ličnog dokumenta (broj lične karte za državljane Srbije ili broj pasoša za strane državljane). Sertifikati koji ne sadrže JMBG nisu pogodni za rad na pojedinim državnim portalima, dok su svi profili sertifikata pogodni za rad sa elektronskom bankom. Preciznije, na sajtu ovog sertifikacionog tela stoji napomena da će novi sertifikati: „Neometano raditi sa državnim portalima APR-a, Poreske uprave, LPA, CROSO kao i aplikacijama Halcom E-Bank, osim portala E-Uprave i Uprave carine do okončanja prilagođavanja svojih portala.“

Procedura se odvija na sledeći način: 

1. Na sajtu Halcom-a popuniti sledeće: 

• generalnu narudžbenicu (CA 1 Q)
• za svako lice za koje naručujete sertifikat popunite zahtev za dobijanje kvalifikovanog elektronskog sertifikata (CA 2 Q)

2. Pribaviti sledeću dokumentaciju: 

• za svako lice za koje naručujete kvalifikovani elektronski sertifikat obezbedite kopiju ličnog identifikacionog dokumenta (lična karta)
• fotokopija OP obrasca zakonskog zastupnika
• fotokopija odluke o upisu u odgovarajući registar (osim ako je pravno lice registrovano kod Agencije za privredne registre i omogućen je pristup podacima na internet stranici agencije).

3. Traženu dokumentaciju dostavljate na adresu: Halcom a.d., Beogradska 39, 11000 Beograd, a možete je podneti i u jednoj od banaka sa spiska dole ukoliko ste klijent konkretne banke: 

• Addiko Bank A.D. Beograd
• AIK Banka A.D. Niš
• Crédit Agricole banka Srbija A.D. Novi Sad
• Direktna Banka A.D. Kragujevac
• Erste Bank A.D. Novi Sad
• Eurobank A.D. Beograd 
• Komercijalna banka A.D. Beograd
• Marfin Bank A.D. Beograd
• Mirabank A.D. Beograd

• NLB banka A.D. Beograd
• OTP banka Srbija A.D. Novi Sad
• Piraeus bank A.D. Beograd
• Poštanska štedionica A.D.

• ProCredit Bank A.D. Beograd
• Raiffeisen Bank A.D. Beograd
• Societe Generale banka Srbija A.D. Beograd
• Srpska banka A.D. Beograd
• UniCredit Bank Srbija A.D. Beograd
• Vojvođanska banka a.d. Novi Sad

Nakon dostave dokumentacije na navedenu adresu (lično ili putem pošte, odnosno preko poslovne banke sa spiska gore) dobićete predračun na e-mail adresu koju ste naveli u CA1 Q obrascu. Proverite i neželjenu poštu (junk e-mail), jer se može desiti da vam se e-mail sa predračunom nalazi tamo. 

Cena elektronskog sertifikata na pametnoj kartici iznosi 7.104,00 dinara (PDV uračunat).
Rok važenja elektronskog sertifikata je 3 godine. Cena kvalifikovanog elektronskog sertifikata na USB ključu iznosi 8.910,00 dinara (PDV uračunat). Rok važenja elektronskog sertifikata je takođe 3 godine.

U roku od tri radna dana nakon evidentiranja uplate i dostavljanja potpune i ispravne dokumentacije, izrađuje se sertifikat. Potom sledi preuzimanje sertifikata na jedan od dva načina – lično preuzimanje u prostorijama Halcom-a (nemoguće je ovlastiti drugo lice za preuzimanje sertifikata) ili lično dostavljanje na adresu koju ste označili u zahtevu.  Poslate pošiljke će biti uručene isključivo osobi za koju je sertifikat izrađen (kurir će odbiti uručivanje drugoj osobi bez obzira na razlog ili ovlašćenja koja druga osoba ima). 

Nedostatak Halcom sertifikata je u tome što je sertifikat u ovom slučaju najskuplji, a pritom, važi samo 3 godine. 

1. V) E-Smart Systems

Uvidom u sajt ovog sertifikacionog tela može se ustanoviti da je procedura (zahtev + prateća dokumentacija) nalik na proceduru pred Poštom RS. Cena sertifikata u ovom slučaju iznosi 4.500 – 5.600 dinara sa PDV-om, u zavisnosti od forme sertifikata i vremena važenja (navedena cena je za sertifikate koji važe 3 ili 5 godina). Ujedno, vreme važenja sertifikata u ovom slučaju može biti i 1, 2, 3, 4 ali i 5 godina. 

Ukoliko je pravno lice zainteresovano za uslugu izdavanja kvalifikovanih sertifikata za elektronski potpis i saglasno sa uslovima izdavanja i korišćenja kvalifikovanog sertifikata za elektronski potpis definisanim u dokumentima ESS QCA Politika sertifikacije (CP) i Praktičnim pravilima sertifikacije (CPS) koji se mogu naći na internet stranici E-smart systems, pokreće proces registracije tako što pravno lice dostavlja registracionom telu ESS QCA sledeću dokumentaciju:

• dva, od strane zastupnika, ispravno popunjena i potpisana primerka pretplatničkog ugovora o pružanju usluga od poverenja ESS QCA (E-SMART SYSTEMS DOO BEOGRAD, sertifikaciono telo)
• fotokopiju OP obrasca.

Nakon verifikacije ispravnosti registracione dokumentacije i overe ugovora od strane ESS QCA, neophodno je da pretplatnik dostavi i ispravno popunjenu saglasnost za izdavanje kvalifikovanog sertifikata za elektronski potpis sa spiskom fizičkih lica kojima je potrebno izdati kvalifikovane sertifikate za elektronski potpis.

Na osnovu dostavljene saglasnosti formira se predračun i dostavlja pravnom licu, pretplatniku, putem e-mail adrese navedene u ugovoru, na overu i plaćanje. 

Nakon evidencije uplate pretplatnika, upućuje se poziv licima navedenim u saglasnosti za dolazak na identifikaciju.

Prilikom identifikacije, neophodno je da fizička lica, aplikanti, donesu na uvid sledeća dokumenta:

• identifikacioni dokument naveden u saglasnosti (ukoliko je u zahtevu naveden kao identifikacioni dokument lična karta, podnošenjem drugog identifikacionog dokumenta neće biti moguće izvršiti identifikaciju i zahtev neće biti realizovan)
• poziv za dolazak na identifikaciju.

Po izvršenoj identifikaciji, aplikant se upoznaje sa: politikom privatnosti i zaštite podataka o ličnosti, uslovima izdavanja i korišćenja kvalifikovanog sertifikata za elektronski potpis, potvrđuje da je sa istima saglasan potpisivanjem korisničkog zahteva i dostavlja adresu za isporuku kvalifikovanog sertifikata za elektronski potpis, ukoliko ne preuzima sertifikat na licu mesta.

S obzirom na napred navedeno, evidentno je da se predmetna tematika ne oslanja samo na zakonske i podzakonske propise, već i na internet stranice sertifikacionih tela, od kojih svako ima svoju proceduru, naknadu i dokumentaciju koju zahteva za izdavanje sertifikata za kvalifikovani elektronski potpis. Naročito treba imati u vidu da je u RS trenutno na snazi vanredno stanje, te da je usled ovoga moguće da je procedura otežana ili da delom odstupa od procedure koja se inače primenjuje.