Sve što treba da znate o Pravilniku o organizaciji i sistematizaciji poslova kod poslodavca

Biti poslodavac u Republici Srbiji znači imati određena prava ali i obaveze kako prema zaposlenima, tako i prema državi. Među brojnim zahtevima koje poslodavac treba da ispuni, izdvajamo akte koje svaki poslodavac koji posluje zakonito treba da ima. To su akti propisani Zakonom o radu, Zakonom o bezbednosti i zdravlju na radu, Zakonom o zaštiti stanovništva od izloženosti duvanskom dimu i mnogim drugim propisima. U ovom tekstu bavićemo se Pravilnikom o sistematizaciji i organizaciji poslova („Pravilnik“).

Pojam

Pravilnik je opšti pravni akt poslodavca kojim se uređuju organizacioni delovi i sistematizuju radna mesta u konkretnoj kompaniji. Donošenje Pravilnika je obaveza predviđena Zakonom o radu (“Sl. glasnik RS”, br. 24/2005, 61/2005, 54/2009, 32/2013, 75/2014, 13/2017 – odluka US, 113/2017 i 95/2018 – autentično tumačenje, „Zakon o radu“) i predstavlja važan akt koji jednoj firmi može da pomogne da bolje organizuje poslove.

Ko ga donosi i u kom slučaju?

Pod „poslodavcem“ podrazumevamo ne samo privredna društva, već i ustanove, udruženja, zadruge, fondacije itd. Svaki poslodavac koji ima više od 10 zaposlenih ima obavezu da donese Pravilnik. U suprotnom, ukoliko poslodavac zapošljava 10 ili manje od 10 zaposlenih, sistematizacija nije obavezna. Pod „zaposlenim” se smatra fizičko lice koje je u radnom odnosu kod poslodavca, a Zakonom o radu je propisano da se radni odnos zasniva ugovorom o radu (na određeno ili neodređeno). Dakle, pravilnik mora da donese onaj poslodavac koji ima 11 ili više lica sa zaključenim ugovorom o radu. Lica koja imaju zaključen ugovor o delu, ugovor o privremenim i povremenim poslovima, ugovor o pravima i obavezama direktora, ugovor o dopunskom radu, autorski ugovor ili bilo koji drugi ugovor van radnog odnosa, jednostavno se ne uzimaju u obzir prilikom kvalifikacije poslodavca za obavezu donošenja pravilnika. Sa druge strane, Pravilnik je veoma koristan, te nije zabranjeno da ga i poslodavci sa manje zaposlenih usvoje, šta više to je i poželjno kako za zaposlene, tako i za poslodavce.

Sadržaj Pravilnika

Pravilnik ima sledeće celine:

1. Uvodni deo;
2. Organizacione jedinice;
3. Sistematizacija radnih mesta sa opisima radnih mesta;
4. Završne odredbe;
5. Prilozi (dodaci).

U uvodnom delu navode se opšte odredbe koje se tiču definisanja pravnog lica koje ima ulogu poslodavca i delatnosti koju obavlja. Zatim se precizira šta Pravilnik uređuje, prostim nabrajanjem celina koje slede. Ovde je bitno ne unositi delove koji kasnije neće biti obrađeni Pravilnikom, već se zadržati samo na onim elementima koje Pravilnik zaista uređuje.

Zakon o radu kratko i jednostavno predviđa minimum uslova u pogledu sadržaja Pravilnika u članu 24. stav 2.: „Pravilnikom se utvrđuju organizacioni delovi kod poslodavca, naziv i opis poslova, vrsta i stepen zahtevane stručne spreme, odnosno obrazovanja i drugi posebni uslovi za rad na tim poslovima, a može da se utvrdi i broj izvršilaca.” Razlikujemo obavezne delove Pravilnika, što su svi članom navedeni,  i jedan opcioni element pravilnika – broj izvršilaca. Međutim, nije zabranjeno da poslodavac u Pravilnik unese i druge elemente, koji ovim zakonskim članom nisu navedeni, ukoliko postoji smisao i logika u dodavanju tih elemenata u opšti akt. Dakle, poslodavcu je ostavljena široka sloboda da kreira Pravilnik prema njegovim potrebama i prema zahtevima posla.

Samo ime Pravilnika o organizaciji i sistematizaciji ukazuje na dva generalna dela ovog opšteg akta. Savet je da se Pravilnikom prvo propiše organizacija, a da se zatim pređe na normiranje sistematizacije.

1. Organizacija

Organizaciju poslodavac uređuje po svom nahođenju. U pitanju je gotovo bezgranična sloboda i mogućnost bezbroj varijanti organizacije poslovanja, što uvek zavisi od konkretnog slučaja. Organizacijom se definišu organizacioni delovi kod poslodavca, npr. direkcije, sektori, službe, ako isti postoje i njihov delokrug, ciljevi i pravila, za svaki ponaosob. Organizacija može biti podeljena po projektima, lokacijama na kojima se vrše poslovi, vrstama proizvoda koji se prodaju itsl., sve zavisno od delatnosti i potreba poslodavca.

U delu koji se tiče organizacije poslovanja treba posebno urediti i odnose između organizacionih delova, ali i način rukovođenja. Ovde do izražaja dolazi rukovođenje poslodavcem od strane direktora i eventualno višeg menadžmenta. Potrebno je da se propiše način funkcionisanja rukovodstva, a ako postoji više direktora, potrebno je da se opiše i njihov međusobni poslovni odnos na jasan način, kao i delokrug ovlašćenja, saradnja i način odlučivanja.

2. Sistematizacija

Sledeći deo Pravilnika je sistematizacija radnih mesta i to je ujedno i najvažniji deo.

U okviru svake organizacione jedinice definišu se konkretna radna mesta i u okviru svakog od njih opis poslova, stepen i vrsta zahtevane stručne spreme, dok broj izvršilaca, kao što smo napomenuli, nije obavezan element. U pogledu opisa poslova, savet je definisati što preciznije šta su dužnosti zaposlenog. Ovaj segment se obavezno unosi i u ugovor o radu za konkretno radno mesto. Kod opisa poslova nije preporučljivo koristiti odredbe kao što su npr. „i drugi poslovi“, „druga zaduženja koja predvidi poslodavac“, i tsl. jer zaposleni mora tačno da zna šta čini opis poslova njegovog radnog mesta. Što se tiče vrste stručne spreme, trenutno se primenjuje Odluka o Jedinstvenom kodeksu šifara za unošenje i šifriranje podataka u evidencijama u oblasti rada (“Službeni glasnik RS”, br. 56/2018, 101/2020 i 74/2021.) i ona je obavezujuća. Neophodno je da poslodavac unese sva moguća zanimanja koja dolaze u obzir pri zapošljavanju na određeno radno mesto. Kada je u pitanju stepen stručne spreme, Zakon o radu propisuje da za rad na određenim poslovima izuzetno mogu da se predvide najviše dva uzastopna stepena stručne spreme, odnosno obrazovanja. To bi značilo da je opšte pravilo da se za određeno radno mesto predvidi samo jedan stepen stručne spreme određenog obrazovanja. Izuzetno, ako je to u skladu sa određenim radnim mestom mogu da se predvide najviše dva i to uzastopna stepena. Pored ovih opštih uslova, poslodavac može predvideti i posebne uslove za zasnivanje radnog odnosa na konkretnom radnom mestu, kao što je npr. radno iskustvo, određene veštine i znanja (npr. znanje jezika, posedovanje vozačke dozvole, licence, sertifikata, itd.).

Sistematizacija radnih mesta je često prikazana u vidu tabela sa opisom poslova i svim drugim predviđenim uslovima. Takođe, neretko se uz sam Pravilnik prilažu grafikoni i šeme koji slikovito i pregledno prikazuju organizacionu strukturu.

Pored ovih delova, sistematizacijom mogu da se preciziraju još neka pitanja, recimo način na koji su uređeni radni odnosi kod poslodavca, npr. kako se zasniva radni odnos, koju dokumentaciju je potrebno priložiti prilikom zasnivanja radnog odnosa, kako se dokazuje ispunjenost određenih uslovi za rad, npr. sertifikatom, diplomom, uverenjem i tsl., da li postoji probni rad i koliko traje, kako može prestati radni odnos itd.

Završni deo sistematizacije je formalni deo koji sadrži: datum stupanja Pravilnika na snagu i način objavljivanja, način na koji će se rešavati eventualni sporovi i sl.